Электронный документооборот

Электронный документооборот: основные моменты

Система электронного документооборота заключается в информационном обмене электронными документами, представлении отчетности по страховым взносам не в бумажном виде, а в электронном. Посредством этого обеспечивается бесконтактное всестороннее общение страхователей с учреждением, принимающим отчетность и специализированным оператором связи, сервер которого принимает учет и отчетность участников электронного обмена.

Преимущества электронного документооборота очевидны. Благодаря этой системе плательщики могут узнать практически любую информацию, им предлагаются услуги по предоставлению сведений о состоянии счета, произведенных расчетах, задолженностях, штрафах и пени. Для этого лицам, делающим запрос, не придется ждать несколько дней, пока запрос будет обработан и выдан ответ.

В обязательном порядке электронный документооборот с 2017 года должен соблюдаться организациями, уплачивающими страховые взносы и имеющими за прошлый отчетный период среднесписочную численность сотрудников более 25 человек, а также новыми организациями, численность сотрудников которых превышает указанное количество. Данные организации должны сдавать отчеты по страховым взносам в виде электронных документов.

Важным моментом является то, что все электронные документы в обязательном порядке должны быть скреплены специальной программно-криптографической электронной подписью (ЭЦП), которая является главным реквизитом электронных документов и защищает их от подделки посредством ключей. Это позволяет удостовериться в целостности электронного документа, сохранить конфиденциальность сведений, представленных в нем и распознать лицо, отправившее документ.

Порядок представления отчетности по ТКС

Электронный документооборот производится по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением электронной подписи и особого программного обеспечения. Поэтому для того, чтобы сдать отчетность в электронном виде страхователь должен совершить несколько действий:

• подготовить файлы с отчетами, содержащими соответствующие сведения;
• посредством специальной программы проверить верность подготовленного отчета;
• удостоверить, что соблюдены принципы составления отчета, его правильность и подлинность с помощью электронной подписи и в таком зашифрованном виде отправить в контролирующий орган в установленные сроки;
• отправитель должен обязательно получить в течение 2 рабочих дней квитанцию для подтверждения факта доставки и приема документов;
• в течение 4 рабочих дней отправитель получает зашифрованный протокол контроля правильности составления отчетности и ее подлинности;
• в ответ на полученный протокол страхователю следует переслать в контролирующий орган квитанцию о доставке протокола с подписью;
• протокол с подписью ПФ РФ и страхователя отправляется на хранение в архив.